Se você já precisou planejar a sua rotina pessoal ou fazer um cronograma das suas atividades no trabalho, sabe o quanto uma ferramenta de gerenciamento de tarefas é realmente importante. Separar diversas folhas impressas, utilizar pastas organizadoras de arquivos e ter feedbacks atrasados ocupa espaço, leva tempo e acaba sendo um processo pouco vantajoso, já que é comum que acabemos esquecendo de algumas informações relevantes com o decorrer do tempo.
Os gerenciadores de atividades online são algumas das ferramentas mais buscadas por quem precisa de um verdadeiro upgrade na produtividade. Com toda a praticidade proporcionada pela tecnologia em nuvem, organizar tarefas, gerenciar equipes e acompanhar projetos está cada vez mais fácil e ágil. Bastam poucos cliques e os planners impressos já se tornam coisas do passado.
Baseados em formas comprovadamente eficazes de controlar processos, as melhores plataformas de acompanhamento de atividades foram desenvolvidas para te auxiliar durante todo o dia, marcando aquela data importante da semana, o prazo de entrega dos seus trabalhos, o status das tarefas e até oferecendo um espaço dedicado para organizar todos os seus arquivos. Veja quais são os melhores gerenciadores de projetos e saiba como utilizá-los de modo produtivo!
Qual é a melhor aplicação para planejar as suas atividades?
Com o crescimento do estilo de trabalho Home Office e a procura por mais produtividade no mundo das distrações, diversas plataformas de planejamento e acompanhamento de tarefas foram surgindo, cada uma com as suas características indicadas para tipos de projetos e perfis de usuários específicos. Inspiradas em metodologias científicas, como é o caso do Kanban, essas aplicações buscam resumir tudo o que você precisa em um só lugar, sem agendas na mesa, sem relógios com despertadores ou pastas e mais pastas de arquivos espalhadas pelo local de trabalho.
Esses sistemas, embora pareçam complicados à primeira vista, podem ser verdadeiros aliados da organização na hora de planejar e executar tarefas, sejam elas tão complexas como construir um edifício, ou tão simples como lembrar de ir ao supermercado durante o dia. Algumas das principais ferramentas online e gratuitas são Asana, Trello, ClickUp e Jira. Antes de sair por aí se cadastrando em qualquer aplicação, vale a pena dar uma olhada em cada uma delas para escolher a que mais se enquadra nas suas necessidades!
Se você já utiliza um bom gerenciador, ou quer começar a ser mais ágil e produtivo na sua rotina, separamos as 5 dicas de ouro para utilizar tudo o que essa ferramenta pode oferecer para você e para a sua equipe!
1. Você não precisa fazer tudo sozinho
Uma das coisas mais atrativas, mas pouco exploradas por usuários das melhores ferramentas de gerenciamento é a automatização de processos. Sim! Você não precisa fazer tudo de forma manual.
Dentro de sistemas como o Trello e o Clickup, é possível criar triggers que deixam o seu uso surpreendentemente prático. Se a ideia é não perder tanto tempo, automatizar através de rotinas e de ações encadeadas vai desenvolver um ambiente muito mais ágil e produtivo. Isso fica ainda mais interessante quando os projetos envolvem equipes, nas quais a colaboração agrega valor e alcançar objetivos ainda mais altos.
Na prática, a parte de automatização pode ser encontrada na maioria das plataformas, e vale a pena pesquisar sobre como você pode incorporar essa funcionalidade nos seus quadros.
2. É possível integrar o seu gerenciador com diversos aplicativos
Para quem está sempre conectado e gosta de utilizar a tecnologia ao seu favor, aqui está mais uma informação que pode ser útil na hora de utilizar uma plataforma de acompanhamento de projetos: você pode fazer integração com aplicativos de endereço eletrônico, agenda, documentos do Adobe, GitHub, perfis de redes sociais e até com assistentes as virtuais dos ‘smartphones’.
3. Alternar pelas views é ainda mais produtivo
Muito além das telinhas quadradas e cheias de cartões e tarefas simples, os gerenciadores estão avançando para gráficos ainda mais eficientes, que podem ser utilizados por qualquer pessoa.
Se você sempre pensou em construir uma dashboard com gráficos integrados, listas e relatórios, saiba que essas também são possibilidades das plataformas como o Trello, o Clickup e o Bitrix24. Alternar as visualizações também ajuda a acompanhar atividades compartilhadas e a gerenciar equipes. Para tirar todas as dúvidas sobre como funciona, os blogs das plataformas são ótimas fontes de conhecimento.
4. Torne as informações ainda mais acessíveis: configure as notificações no App!
Ter um quadro de atividades organizado não é o suficiente para acompanhar com detalhes os seus projetos. Especialmente quando você realiza integrações e triggers, receber as notificações sobre o status dos cartões é essencial para ser mais produtivo!
Para aprimorar ainda mais isso, você pode dizer para a plataforma tudo o que gostaria de receber direto no seu smartphone ou e-mail. Assim, as informações relevantes nunca passarão despercebidas.
5. Guarde tudo o que precisa na nuvem e melhore o desempenho dos seus quadros
Uma ótima dica para manter o seu trabalho ainda mais prático e compartilhável é armazenar todos os seus arquivos em sistemas de nuvem. O Trello, o Clickup e outros sistemas controlam todo o armazenamento utilizado, limitando o tamanho dos documentos que você importa nos seus quadros.
Para não deixar os seus quadros lentos ao carregar e evitar a mensagem de limite de armazenamento excedido, você pode começar a importar links de outras plataformas, como é o caso do Google Drive e do Dropbox. Isso é mais prático e intuitivo, além de oferecer mais segurança no controle de acessos.
Conclusão
Que as melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas são realmente úteis, você já deve ter percebido. Mas a verdade é que poucas pessoas sabem utilizá-las de forma prática e intuitiva para melhorar a produtividade.
Com todas as nossas dicas neste artigo, você poderá criar quadros mais práticos e eficazes, perdendo pouco tempo com rotinas simples e investindo no que realmente é importante para você e sua equipe.
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